Học phí & ưu đãi
- “Khoá này học phí bao nhiêu ạ?”
- “Đóng theo tháng hay theo khoá?”
- “Hai chị em cùng học có giảm không?”
- “Có trả góp học phí được không?”
Giải pháp cho trung tâm đào tạo, trường tư thục và lớp học trực tuyến
Tiếp nhận phụ huynh ngoài giờ làm việc của văn phòng
Người quyết định việc học cho con thường chỉ sắp xếp được thời gian vào buổi tối và cuối tuần, đúng lúc văn phòng tuyển sinh ngừng hoạt động. Nội dung họ quan tâm khá thống nhất: mức học phí, thời điểm khai giảng, khung giờ lớp học và chính sách học thử. Trợ lý phản hồi ngay và đầy đủ, để đội ngũ tư vấn tập trung vào phần cần chuyên môn là xây dựng lộ trình phù hợp cho từng học sinh.
- Trong mùa tuyển sinh, một chiến dịch quảng cáo có thể tạo ra hàng trăm tin nhắn trong vài ngày rồi giảm mạnh trong nhiều tuần, gây khó khăn cho việc bố trí nhân sự trực.
- Phụ huynh thường so sánh nhiều trung tâm cùng lúc. Chậm phản hồi nửa ngày đã đủ để họ đăng ký tại đơn vị khác.
- Một tỉ trọng lớn tin nhắn chỉ nhằm xác nhận lại thông tin đã công bố trên website: lịch học, địa chỉ cơ sở và học phí từng khoá.
Khách hàng thường hỏi những gì
Trước khi triển khai, hãy rà soát lại hộp thư hiện tại. Phần lớn tin nhắn tập trung vào vài nhóm nội dung lặp lại dưới đây, và đó chính là phạm vi trợ lý xử lý được ngay từ ngày đầu vận hành.
Lịch học & khai giảng
- “Bao giờ có lớp mới khai giảng?”
- “Lớp học vào những buổi nào trong tuần?”
- “Có lớp buổi tối cho người đi làm không?”
- “Một khoá kéo dài bao lâu ạ?”
Chương trình & lộ trình
- “Con em 8 tuổi thì học lớp nào?”
- “Học xong khoá này lên được trình độ nào?”
- “Có luyện thi IELTS không ạ?”
- “Giáo trình trung tâm dùng là gì?”
Đầu vào & học thử
- “Có test đầu vào không ạ?”
- “Cho con học thử một buổi được không?”
- “Test mất phí không, làm ở đâu?”
- “Mất gốc hoàn toàn có học được không?”
Giáo viên & lớp học
- “Lớp có bao nhiêu học sinh?”
- “Có giáo viên bản ngữ không?”
- “Có báo cáo tình hình học tập cho phụ huynh không?”
- “Học online hay học tại trung tâm?”
Thủ tục & quy định
- “Nhập học cần giấy tờ gì?”
- “Nghỉ dài ngày có bảo lưu được không?”
- “Chuyển lớp khác được không ạ?”
- “Trung tâm có mấy cơ sở, ở đâu?”
Cần nạp những tài liệu nào
Trợ lý của Chat Tự Động chỉ trả lời dựa trên tài liệu doanh nghiệp cung cấp và luôn dẫn nguồn. Tài liệu càng sát thực tế vận hành, tỉ lệ câu hỏi phải chuyển cho nhân viên càng thấp. Dưới đây là danh mục nên chuẩn bị trước khi triển khai.
- Bảng học phí từng khoá
- Học phí theo khoá hoặc theo buổi, số buổi của mỗi khoá và các khoản thu kèm theo như phí giáo trình, phí ghi danh. Với các chương trình ưu đãi, cần ghi rõ điều kiện và thời hạn áp dụng.
- Lịch khai giảng và thời khoá biểu
- Ngày khai giảng dự kiến của từng lớp, các khung giờ đang mở và cơ sở tương ứng. Cần cập nhật theo từng đợt tuyển sinh và gỡ bỏ các lớp đã đủ sĩ số.
- Lộ trình học và khung trình độ
- Các cấp độ đào tạo, chuẩn đầu vào và đầu ra của mỗi cấp cùng thời gian hoàn thành trung bình. Đây là cơ sở để trợ lý tư vấn cấp độ phù hợp với trình độ hiện tại của học sinh.
- Quy định bảo lưu, chuyển lớp và hoàn phí
- Điều kiện và thời hạn cụ thể, trình bày thống nhất với nội quy phụ huynh đã ký. Đây là nhóm nội dung dễ phát sinh tranh chấp nhất.
- Thông tin giáo viên và mô hình lớp học
- Sĩ số tối đa, tỉ lệ giờ học với giáo viên bản ngữ nếu có, trình độ và kinh nghiệm chung của đội ngũ, hình thức kiểm tra định kỳ cùng phương thức thông báo kết quả cho phụ huynh.
- Cơ sở vật chất và thủ tục nhập học
- Địa chỉ từng cơ sở, khu vực để xe, khu chờ dành cho phụ huynh, hồ sơ cần nộp và hình thức thanh toán học phí. Với lớp trực tuyến, cần nêu rõ nền tảng sử dụng và yêu cầu thiết bị.
Hệ thống nhận nhiều định dạng: khai báo địa chỉ website, tải lên PDF, Word, Excel, CSV hoặc nhập trực tiếp trong bảng điều khiển. Khi tài liệu được cập nhật, trợ lý áp dụng theo nội dung mới. Tìm hiểu cách kho tri thức hoạt động.
Nên kết nối kênh nào
Không cần triển khai đồng loạt. Nên bắt đầu từ kênh đang tiếp nhận nhiều tin nhắn nhất, sau khi vận hành ổn định thì mở rộng. Toàn bộ kênh đều tập trung về cùng một hộp thư nên nhân viên xử lý trên một giao diện duy nhất.
1
Website
Phụ huynh tra cứu học phí và lịch khai giảng trên trang khoá học trước khi liên hệ. Khung chat đặt ngay tại đó giữ được người đang cân nhắc thay vì để họ rời trang tìm đơn vị khác.
2
Facebook Messenger
Kênh tiếp nhận tin nhắn chính từ các chiến dịch tuyển sinh và từ những nhóm phụ huynh. Trợ lý phản hồi ngay trong thời điểm phụ huynh đang quan tâm, kể cả ngoài giờ hành chính.
3
Zalo OA
Phù hợp với hoạt động chăm sóc sau khi ghi danh: nhắc lịch học, thông báo nghỉ lễ, nhắc đóng học phí đợt tiếp theo và gửi kết quả kiểm tra. Đây là kênh có tỉ lệ đọc tin cao nhất với phụ huynh trong nước.
Xem toàn bộ kênh hỗ trợ kết nối: Website, Facebook Messenger, Instagram DM, Zalo OA, WhatsApp, Telegram, Shopee và TikTok Shop.
Trợ lý trả lời như thế nào
Một số đoạn hội thoại mẫu minh hoạ văn phong và mức độ chi tiết. Văn phong có thể tuỳ chỉnh từ thân thiện đến trang trọng tuỳ theo tệp khách hàng của doanh nghiệp.
Con mình 8 tuổi, mới học ở trường thôi chưa học thêm gì, thì vào lớp nào
Dạ với bé 8 tuổi chưa học thêm bên ngoài, trung tâm thường xếp vào lớp Starters — lộ trình dành cho học sinh tiểu học bắt đầu từ nền tảng, sĩ số tối đa 12 bé, mỗi tuần 2 buổi. Trước khi xếp lớp bên em có buổi kiểm tra đầu vào miễn phí khoảng 30 phút để đánh giá đúng trình độ của bé. Anh/chị muốn em ghi nhận lịch test vào cuối tuần này không ạ?
Bận công tác 1 tháng thì có bảo lưu được không em
Dạ được ạ. Trung tâm cho bảo lưu tối đa 3 tháng, áp dụng khi học viên đã hoàn thành dưới 50% số buổi của khoá và gửi yêu cầu trước ít nhất 3 ngày. Khi quay lại, học viên được xếp vào lớp cùng trình độ ở đợt khai giảng gần nhất, không mất thêm phí. Anh/chị cho em xin tên lớp đang học để em ghi nhận trước giúp ạ.
Con em học lớp 9 năm sau thi chuyên, giờ nên học lộ trình nào cho kịp ạ
Dạ trường hợp của bé cần xem kỹ trình độ hiện tại, mục tiêu trường chuyên cụ thể và quỹ thời gian còn lại thì mới xếp lộ trình đúng được ạ. Em xin phép chuyển sang thầy/cô phụ trách học thuật để tư vấn trực tiếp và sắp lịch kiểm tra đánh giá cho bé. Anh/chị cho em xin khung giờ tiện để bên em liên hệ nhé.
↳ Tại bước này, hội thoại được chuyển tiếp cho nhân viên kèm toàn bộ nội dung khách hàng đã trao đổi.
Khi nào cần chuyển cho nhân viên
Đây là nội dung quan trọng nhất đối với ngành của bạn. Một trợ lý cố trả lời những câu hỏi vượt ngoài phạm vi dữ liệu sẽ gây mất khách hàng nhanh hơn cả việc không triển khai trợ lý. Chat Tự Động cho phép khai báo rõ các tình huống bắt buộc bàn giao: trợ lý dừng phản hồi, thông báo cho nhân viên và khách hàng nhận biết ngay mình đang trao đổi với người thật.
- Tư vấn lộ trình riêng cho một học sinh cụ thể, đặc biệt khi có mục tiêu thi cử rõ ràng.
- Xác nhận ghi danh, thu học phí hoặc yêu cầu giữ chỗ với các lớp sắp đủ sĩ số.
- Phụ huynh phản ánh về giáo viên, chất lượng lớp học hoặc kết quả học tập của học sinh.
- Yêu cầu hoàn phí, chuyển lớp ngoài quy định hoặc các trường hợp đặc biệt.
- Câu hỏi liên quan tới học sinh có nhu cầu đặc biệt hoặc cần hỗ trợ riêng.
Nội dung trợ lý không được tự quyết định
Đây là các ranh giới nên thiết lập ngay từ đầu và khai báo trong phần hướng dẫn vai trò của trợ lý:
- Không cam kết điểm số, kết quả chứng chỉ đầu ra hay tỉ lệ trúng tuyển.
- Không tự quyết định giảm học phí hoặc cam kết suất học bổng ngoài chương trình đã công bố.
- Không đánh giá năng lực học sinh khi chưa có kết quả kiểm tra đầu vào.
- Không cung cấp thông tin của học sinh khác trong mọi trường hợp.
- Không tư vấn về sức khoẻ hoặc tâm lý của trẻ, các nội dung này chuyển cho bộ phận chuyên môn.
Lộ trình triển khai
- 1
Nạp bảng học phí và lịch khai giảng
Hai tài liệu này xử lý được phần lớn tin nhắn trong mùa tuyển sinh. Nên thiết lập lịch cập nhật theo từng đợt để trợ lý không giới thiệu lớp đã đóng.
- 2
Chuẩn hoá bộ câu hỏi khai thác nhu cầu
Xác định rõ các thông tin cần thu thập: đối tượng theo học, độ tuổi, trình độ hiện tại, mục tiêu và khung giờ thuận tiện. Có đủ dữ liệu này, tư vấn viên liên hệ lại sẽ đạt hiệu quả cao hơn nhiều.
- 3
Triển khai trên website và fanpage
Đặt widget tại trang khoá học và kết nối Facebook Messenger cho các chiến dịch tuyển sinh. Sau một tuần vận hành, rà soát và bổ sung tài liệu cho những nội dung trợ lý chưa xử lý tốt.
- 4
Sử dụng Zalo OA cho học viên đang theo học
Nhắc lịch học, thông báo nghỉ, nhắc đóng học phí và trả lời các câu hỏi hành chính. Nhóm công việc này chiếm khối lượng lớn của bộ phận văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
- Trợ lý có tự xếp lớp cho học sinh được không?
- Trợ lý đưa ra gợi ý lớp phù hợp dựa trên độ tuổi và mô tả trình độ do phụ huynh cung cấp. Việc xếp lớp chính thức nên đi kèm bài kiểm tra đầu vào và do bộ phận học thuật quyết định. Trợ lý đảm nhiệm hiệu quả phần thu thập thông tin và sắp xếp lịch kiểm tra.
- Trung tâm có nhiều cơ sở với lịch học khác nhau thì xử lý thế nào?
- Tổ chức tài liệu theo từng cơ sở gồm địa chỉ, lịch khai giảng, khung giờ và học phí nếu có chênh lệch. Trợ lý xác định cơ sở phụ huynh quan tâm rồi cung cấp đúng thông tin tương ứng.
- Có áp dụng được cho lớp học trực tuyến hoặc khoá đào tạo doanh nghiệp không?
- Có. Quy trình triển khai tương tự: nạp chương trình, lịch học, học phí và quy định. Với khoá đào tạo doanh nghiệp, trợ lý cung cấp thông tin chung rồi chuyển sang bộ phận phụ trách để báo giá theo quy mô lớp.
- Dữ liệu của phụ huynh và học sinh được bảo vệ như thế nào?
- Hội thoại được lưu trong hộp thư của trung tâm và có thể xuất ra bất kỳ lúc nào. Doanh nghiệp có thể chọn model vận hành trên máy chủ đặt tại Việt Nam nếu không muốn dữ liệu ra nước ngoài, hoặc liên hệ chattudongcskh@gmail.com để trao đổi chi tiết hơn về quy trình xử lý dữ liệu.
Giải pháp cho ngành khác
Triển khai thử ngay hôm nay
Tài khoản mới được cấp credits dùng thử, không yêu cầu thẻ thanh toán. Nạp tài liệu của doanh nghiệp, kiểm thử và chỉ đưa lên kênh vận hành khi bạn thấy phù hợp.