Chính sách quyền riêng tư

Đây là bản thảo. Tài liệu do đội sản phẩm soạn để mô tả trung thực cách hệ thống đang hoạt động, chưa qua rà soát pháp lý. Cần luật sư kiểm tra trước khi dùng làm văn bản có hiệu lực.

Trang này nói rõ Chat Tự Động thu thập dữ liệu gì, dùng để làm gì, chia sẻ với ai, giữ trong bao lâu và bạn có quyền gì. Chúng tôi viết theo tinh thần Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Ai là bên kiểm soát dữ liệu?

Cần phân biệt hai loại dữ liệu, vì vai trò pháp lý của chúng tôi khác nhau ở mỗi loại.

Dữ liệu tài khoản của bạn — họ tên, email, thông tin thanh toán: chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu, tự quyết định mục đích và cách xử lý theo chính sách này.

Dữ liệu khách hàng cuối của bạn — nội dung hội thoại, thông tin liên hệ khách để lại: bạn là bên kiểm soát, chúng tôi chỉ là bên xử lý theo yêu cầu của bạn. Nghĩa vụ thông báo và lấy sự đồng ý của khách hàng cuối thuộc về bạn; chúng tôi cung cấp công cụ để bạn thực hiện.

Chúng tôi thu thập những gì và vì sao

Thông tin tài khoản

Họ tên
Địa chỉ email
Tên tổ chức/không gian làm việc
Mật khẩu đã băm

Để tạo và bảo vệ tài khoản, phân quyền cho nhân viên trong cùng tổ chức, gửi thông báo vận hành.

Dữ liệu bạn đưa vào hệ thống

Tài liệu tải lên (PDF, Word, văn bản, CSV…)
Nội dung website được thu thập theo yêu cầu của bạn
Cấu hình trợ lý, câu trả lời mẫu

Để trợ lý học và trả lời khách hàng của bạn bằng chính dữ liệu đó. Đây là dữ liệu của bạn, chúng tôi chỉ xử lý theo yêu cầu.

Nội dung hội thoại

Tin nhắn giữa khách hàng cuối và trợ lý
Thông tin liên hệ do khách hàng cuối tự cung cấp
Định danh người dùng trên nền tảng nhắn tin

Để duy trì mạch hội thoại, chuyển cho nhân viên khi cần, và cho phép bạn xem lại lịch sử chăm sóc khách.

Dữ liệu thanh toán

Lịch sử nạp tiền và trừ tiền trong ví
Mã đối soát chuyển khoản
Thông tin xuất hoá đơn (nếu bạn cung cấp)

Để đối soát giao dịch, xử lý khiếu nại và đáp ứng nghĩa vụ kế toán, thuế.

Nhật ký kỹ thuật

Địa chỉ IP
Loại trình duyệt và thiết bị
Thời điểm truy cập, mã lỗi phát sinh

Để phát hiện truy cập trái phép, điều tra sự cố và bảo đảm an toàn hệ thống.

Những việc chúng tôi không làm

Không bán dữ liệu cá nhân cho bất kỳ bên nào.
Không dùng nội dung hội thoại của khách hàng để huấn luyện mô hình dùng chung.
Không đọc nội dung hội thoại của bạn, trừ khi chính bạn yêu cầu hỗ trợ và cho phép truy cập để gỡ lỗi.
Không hiển thị lại nguyên văn khoá API của nhà cung cấp mà bạn đã nhập — khoá được mã hoá khi lưu.
Không gửi email tiếp thị nếu bạn chưa đồng ý nhận.

Chúng tôi chia sẻ dữ liệu với ai

Chỉ chia sẻ ở mức cần thiết để dịch vụ chạy được, và chỉ với các nhóm bên thứ ba sau:

Nhà cung cấp mô hình AI: Nhận nội dung câu hỏi để sinh câu trả lời — chỉ khi bạn chọn dùng mô hình cloud. Nếu chọn mô hình đặt tại Việt Nam, nội dung không rời hạ tầng trong nước.
Nền tảng nhắn tin: Zalo, Meta, WhatsApp, Telegram, Shopee, TikTok Shop… nhận và gửi tin nhắn theo đúng kênh bạn kết nối, theo điều khoản riêng của từng nền tảng.
Nền tảng thương mại (Shopify): Khi bạn kết nối cửa hàng, trợ lý đọc dữ liệu đơn hàng/sản phẩm để tra cứu trả lời khách — chỉ đọc, không gửi tin nhắn qua Shopify.
Nhà cung cấp hạ tầng: Máy chủ, cơ sở dữ liệu và lưu trữ tệp phục vụ vận hành dịch vụ.
Đối tác thanh toán và ngân hàng: Đối soát giao dịch nạp tiền qua chuyển khoản và VietQR.
Dịch vụ gửi email: Gửi email xác thực, cảnh báo số dư và thông báo vận hành.

Ngoài ra, chúng tôi cung cấp dữ liệu khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Dữ liệu được lưu ở đâu

Dữ liệu tài khoản, kho kiến thức và lịch sử hội thoại được lưu trên hạ tầng do chúng tôi quản lý. Với khách hàng có yêu cầu dữ liệu không rời lãnh thổ Việt Nam, chúng tôi có tuỳ chọn chỉ lưu trữ và xử lý tại hạ tầng đặt trong nước, kèm mô hình AI mã nguồn mở do chúng tôi tự vận hành.

Nếu bạn chọn mô hình cloud của nhà cung cấp nước ngoài, nội dung câu hỏi sẽ được gửi ra hạ tầng của nhà cung cấp đó để sinh câu trả lời. Đây là lựa chọn của bạn và hệ thống ghi rõ mô hình nào đang được dùng cho từng trợ lý.

Lưu trong bao lâu

Dữ liệu tài khoản: Lưu trong suốt thời gian tài khoản hoạt động; xoá sau khi bạn đóng tài khoản và hết thời gian chờ khôi phục.
Nội dung hội thoại: Lưu theo cấu hình của bạn. Bạn có thể xoá thủ công từng hội thoại hoặc yêu cầu xoá toàn bộ.
Tài liệu trong kho kiến thức: Lưu tới khi bạn xoá. Xoá tài liệu thì các đoạn đã tách và vector nhúng tương ứng cũng bị xoá.
Chứng từ thanh toán: Lưu theo thời hạn tối thiểu mà pháp luật về kế toán, thuế yêu cầu, kể cả khi tài khoản đã đóng.
Nhật ký kỹ thuật: Lưu trong thời gian giới hạn phục vụ điều tra sự cố và an ninh, sau đó tự động xoá.

Quyền của bạn theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Quyền được biết: Biết dữ liệu cá nhân của mình đang được xử lý như thế nào — chính là nội dung trang này.
Quyền đồng ý và rút lại đồng ý: Đồng ý cho xử lý dữ liệu, và rút lại sự đồng ý đó bất cứ lúc nào; việc rút lại không ảnh hưởng tới tính hợp pháp của hoạt động xử lý trước đó.
Quyền truy cập và yêu cầu cung cấp: Yêu cầu chúng tôi cung cấp bản sao dữ liệu cá nhân của bạn đang được lưu trữ.
Quyền chỉnh sửa: Sửa dữ liệu chưa chính xác, trực tiếp trong bảng điều khiển hoặc qua yêu cầu gửi cho chúng tôi.
Quyền xoá: Yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân, trừ phần chúng tôi buộc phải lưu theo quy định pháp luật (ví dụ chứng từ kế toán).
Quyền hạn chế và phản đối xử lý: Yêu cầu tạm dừng hoặc phản đối một số hoạt động xử lý nhất định.
Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện: Khiếu nại với chúng tôi trước, và khiếu nại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu chưa thoả đáng.
Quyền yêu cầu bồi thường: Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân bị vi phạm gây thiệt hại cho bạn.

Để thực hiện các quyền trên, gửi yêu cầu tới chattudongcskh@gmail.com. Chúng tôi xác minh danh tính người yêu cầu trước khi xử lý, để tránh việc người khác mạo danh bạn lấy hoặc xoá dữ liệu.

Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào

Mã hoá đường truyền cho mọi kết nối tới dịch vụ.
Mã hoá khi lưu trữ đối với thông tin nhạy cảm như khoá API của nhà cung cấp.
Mật khẩu được băm, không lưu dạng đọc được.
Cách ly dữ liệu giữa các tổ chức ở tầng cơ sở dữ liệu — người của tổ chức này không truy vấn được dữ liệu của tổ chức khác.
Ghi nhật ký truy cập và giới hạn quyền nội bộ theo nguyên tắc tối thiểu cần thiết.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng và cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Phát hiện lỗ hổng, xin báo cho chattudongcskh@gmail.com.

Dữ liệu trẻ em

Dịch vụ dành cho tổ chức và cá nhân kinh doanh, không hướng tới trẻ em. Nếu bạn triển khai trợ lý ở môi trường có người dùng dưới 16 tuổi, bạn có trách nhiệm thu thập sự đồng ý theo quy định trước khi xử lý dữ liệu cá nhân của họ.

Thay đổi chính sách

Chính sách này sẽ được cập nhật khi sản phẩm hoặc quy định pháp luật thay đổi. Với thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới quyền của bạn, chúng tôi thông báo qua email tới địa chỉ đăng ký tài khoản trước khi áp dụng.